Organiza tu tiempo. Aprendices. 14.

Datorren ostiralean Aprendices taldekoak Boluetan batuko gara berriro. Oraingoan gure denbora eta eginbeharrak antolatzen ikasteko batuko gara.

En la reunión anterior de Aprendices tratamos el tema de la asertividad. Como una cosa lleva a la otra, pronto vimos que una consecuencia de nuestra innata curiosidad y de la falta de asertividad era arrear con unas agendas que muchas veces no hay por donde cogerlas. Entonces vimos la importancia de intentar aprender a mejorar la gestión de nuestro tiempo. Al fin y al cabo, el tiempo es oro y lo vamos degustando en lingotes de 24 horas que a veces se nos hacen pequeños.

Este viernes 20 de mayo,  en Eutokia, lugar que va afianzándose como sede de las quedadas aprendiceras, (Eskerrik asko Ziortza) hemos quedado para ver si aprendemos a organizar nuestro tiempo con en fin de cumplir los objetivos que nos proponemos tanto en nuestra vida laboral como personal. Porque efectivamente, una de las cuestiones que aprendí de Julen fue que la vida es una, aunque la vivamos con diferentes caretas (laboral, personal,..) y el tiempo que tenemos es el que es, por lo que conviene atender los objetivos de todo tipo (laborales, personales, familiares,…) en un único sistema de gestión del tiempo.

Si navegamos un ratito por Internet encontraremos muchos sistemas de gestión del tiempo aunque parece que los más destacados son el Get Things Done (GTD) de David Allen y el Autofocus de Mark Foster. Durante algún tiempo he intentado planificarme y organizarme basándome en lo que he ido aprendiendo aquí y allá y he llegado a la conclusión de que cada uno debe organizarse de la forma que mejores resultados obtenga. Sin encorsetarnos en un sistema u otro. A mi, por lo menos, me ha resultado muy difícil seguir un sistema al 100 %.

¿Y cúal es mi sistema? Paso a comentaros algunos detalles  de sistemas que me funcionan y también os incorporo algunos temas que me gustaría mejorar. A ver si el viernes consigo mejorar algo.

Sistemas que me funcionan:

• No utilizo agenda de papel utilizo Google Calendar para registrar las tareas que tienen asignada una fecha determinada (clases, reuniones, visitas,…)
• Utilizo tres listas para planificar las tareas: Listas de proyecto, Lista de próximas acciones y Lista “Algún día”. El uso de listas en las que apuntas las ideas que te van viniendo a la mente es para mí un gran liberador que me permite focalizarme en tareas y me reduce el estrés.
• En la Lista “Algún día” voy apuntando cosas que no están directamente ligadas con mis objetivos y prioridades pero que en un momento dado me han parecido interesantes.
• En las Listas de proyecto voy anotando las tareas que debo realizar en los diferentes proyectos en los que estoy inmmerso. Entiéndase “proyecto” en un sentido muy amplio.
• En la Lista de próximas acciones voy anotando y tachando las acciones que deberé realizar en los próximos días/horas.
• Todas estas listas junto a las notas de reuniones, apuntes de jornadas de formación, procedimentos aprendidos, etc. se recogen en un cuaderno de anillas cuadriculado al que cariñosamente llamo mi PDA (Papel De Apuntar).
• Un tema que me funciona muy bien es que en dicho cuaderno reservo las diez primeras hojas para crear un índice temático en el que tras numerar todas las hojas voy recogiendo en que página tengo apuntado algo sobre un determinado tema. Esto se lo leí a alguien pero no guardé s referencia, una pena. ¡No sabéis el tiempo y el estrés que me ahorro al intentar encontrar algo!
• Todas las mañanas nada más empezar el día,  reviso la agenda y la lista de próximas tareas y, en una hoja de papel reciclada, apunto tres o cuatro tareas que debo hacer ese día sí o sí. Esto algún lo llama MIT (Most Important Things). ¡Es una gozada ir tachando las tareas según las vas cumplimentando!

Cuestiones a mejorar:

• Tengo listas pero fallo en la revisión sistemática de las mismas. Estoy intentando obligarme a hacer al menos una revisión semanal de las tareas.
• La organización y dedicación a las tareas digitales (Correo, RSS, Redes Sociales). Son un verdadero sumidero de tiempo. Tengo que aprender a organizar mi Inbox. Estoy intentando reducir el Inbox a menos de 10 correos organizando las entradas por etiquetas pero no lo estoy consiguiendo. Intento leer los RSS únicamente una vez al día y etiquetar lo que considero interesante en Delicious. Intento entrar en las Redes Sociales sólo a última hora de la noche.
• Igualmente mi sistema de organización de ficheros digitales por carpetas deja mucho que desear. Lo he intnetado de varias formas pero no he quedado a gusto con ninguna de ellas.
• Me cuesta definir y focalizarme en los objetivos a medio-largo plazo. Sobre todo en los personales. Debo buscar algún método para mejorar esto.

Este viernes, con vuestra ayuda, espero mejorar estas habilidades.